Guide de messages pour les clients : tout savoir sur la messagerie

La messagerie client de Holidu regroupe toutes vos conversations avec vos voyageurs dans un seul espace, quel que soit le canal de réservation. Un assistant IA répond aux questions courantes et des messages programmés envoient automatiquement les informations utiles. Ce guide vous explique comment utiliser ces fonctionnalités.

Qu'est-ce que la messagerie client ?

La messagerie client est l'outil qui centralise vos échanges avec les voyageurs. Elle comprend trois éléments principaux :

• La boîte de réception unifiée (Inbox) : elle rassemble les messages reçus via Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu et les réservations directes.
• L'assistant IA : il répond automatiquement aux questions fréquentes, par exemple sur l'arrivée, le Wi-Fi ou l'itinéraire.
• Les messages programmés : ils envoient automatiquement les détails d'arrivée, les codes d'accès et les informations de check-in pour chaque réservation.

La messagerie est incluse dans votre compte sans frais supplémentaires.

Comment accéder à la boîte de réception (Inbox)

Pour ouvrir votre boîte de réception, suivez ces étapes :

1. Ouvrez l'application web Holidu.
2. Dans le menu de navigation à gauche, cliquez sur Messages.
3. Sélectionnez Inbox.

Comment utiliser la boîte de réception

Chaque réservation correspond à un seul fil de discussion, quel que soit le canal d'origine. Pour répondre à un voyageur :

1. Recherchez le fil de discussion concerné.
2. Rédigez votre message dans la zone de saisie.
3. Cliquez sur Envoyer.

Vous pouvez écrire dans la langue de votre choix. Lorsque cela est possible, le message est traduit automatiquement dans la langue du voyageur.

Les messages programmés apparaissent également dans le fil de discussion, afin que vous gardiez une vue complète des échanges.

Comment fonctionne l'assistant IA

L'assistant IA répond aux questions des voyageurs sur les sujets que vous lui avez confiés. Vous pouvez choisir, pour chaque sujet, si c'est l'assistant IA ou vous qui répondez. Pour modifier ces réglages :

1. Ouvrez Messages.
2. Cliquez sur l'icône en forme d'engrenage (Gérer les paramètres).
3. Définissez chaque sujet sur Assistant IA ou sur Hôte.

Ce réglage s'applique à toutes vos conversations, anciennes et nouvelles. Si vous répondez vous-même à un message, l'assistant IA se met en pause pour cet échange.

Certains sujets restent toujours gérés directement par Holidu : réservations, paiements et litiges, réclamations, questions de sécurité ou juridiques, ainsi que les questions sur la plateforme, le compte ou la période avant réservation.

Comment utiliser les messages programmés

Les messages programmés sont envoyés automatiquement avant ou pendant le séjour, par exemple avec les instructions d'arrivée et les codes d'accès. Pour les configurer, allez dans Messages puis Scheduled Messages dans le menu de gauche.

Comment donner accès à la messagerie à un collaborateur ?

Les collaborateurs ne sont pas inclus automatiquement. Pour leur donner accès, accédez au logement concerné dans Holidu, ouvrez l'onglet « Collaborateurs » afin de modifier les droits de la personne, puis activez l'accès aux conversations avec les voyageurs. Cette opération doit être répétée séparément pour chaque logement.

Foire aux questions (FAQ)

Comment accéder à la boîte de réception de la messagerie ?

Dans le menu de gauche de l'espace hôte Holidu, sélectionnez Messages, puis Inbox. Toutes vos conversations avec les voyageurs y apparaissent.

La messagerie est-elle incluse dans mon compte ?

Oui. La messagerie client est incluse pour tous les hôtes, sans frais supplémentaires.

Quels canaux de réservation sont pris en charge ?

Les conversations avec les voyageurs issus d'Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu et des réservations directes sont toutes regroupées dans votre boîte de réception.

Que fait l'assistant IA ?

L'assistant IA répond automatiquement, 24 h sur 24, aux questions fréquentes des voyageurs, comme les informations d'arrivée ou les recommandations locales. Ses réponses tiennent compte du contexte de votre logement.

Puis-je choisir les questions auxquelles l'assistant IA répond ?

Oui. Ouvrez Gérer les paramètres (icône en forme d'engrenage) et définissez chaque sujet sur Assistant IA ou sur Hôte. Vous pouvez aussi utiliser « Tout définir sur Assistant IA » ou « Tout définir sur Hôte ». Votre choix s'applique à toutes vos conversations.

Que se passe-t-il si l'assistant IA ne peut pas répondre ?

Si l'assistant IA ne peut pas répondre à une question sur un sujet qui lui est confié, il transmet automatiquement la conversation à l'hôte.

Comment suis-je informé des nouveaux messages, y compris ceux envoyés par l'assistant IA ?

Vous recevez une notification pour chaque nouveau message, comme pour un message WhatsApp. Cela inclut les messages envoyés par l'assistant IA en votre nom.

Plusieurs personnes peuvent-elles utiliser la messagerie ?

Oui. L'hôte et les collaborateurs invités peuvent accéder à la même boîte de réception, à condition d'avoir reçu l'accès logement par logement.

Comment contacter le support Holidu si un message nécessite de l'aide ?

L'équipe Customer Happiness peut rejoindre la conversation si besoin. Cliquez sur le bouton d'assistance en bas à droite de l'écran.

Puis-je envoyer des messages pour un blocage manuel du calendrier ?

Non. La messagerie n'est disponible que pour les réservations réelles.

En résumé

• Une boîte de réception unique pour tous les canaux de réservation.
• Un assistant IA disponible 24 h sur 24 pour répondre aux questions courantes.
• Des messages programmés et une traduction automatique inclus.
• Un accès partagé pour l'hôte et les collaborateurs, configuré logement par logement.
• Des notifications pour chaque message, y compris ceux envoyés par l'assistant IA.

Pour toute autre question, contactez le support Holidu.